รู้จัก RPA (Robotic Process Automation) พลิกโฉมการทำงาน ผู้ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพธุรกิจ

ในยุคที่เทคโนโลยี มีบทบาทสำคัญในการขับเคลื่อนภาคธุรกิจ องค์กรที่ปรับตัวให้เข้ากับการเปลี่ยนแปลงของเทคโนโลยีได้ ย่อมมีความได้เปรียบทางการแข่งขันมากกว่า Robotic Process Automation (RPA) จึงเป็นหนึ่งในเครื่องมือที่ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน ลดต้นทุน และปรับปรุงกระบวนการทำงานให้มีความแม่นยำและรวดเร็วขึ้น แล้ว RPA คืออะไร มีประโยชน์ และองค์กรสามารถนำมาใช้อย่างไรได้บ้าง มาดูกัน! 

ความหมายของ RPA (Robotic Process Automation) และประโยชน์ที่ RPA นำมาสู่ธุรกิจ 

Robotic Process Automation (RPA) คือ เทคโนโลยีที่ช่วยให้ซอฟต์แวร์หรือหุ่นยนต์มาช่วยในการทำงาน Routine work ที่มนุษย์เคยต้องทำด้วยตนเอง เช่น การกรอกข้อมูล การจัดการเอกสาร หรือการตรวจสอบข้อมูลในระบบต่าง ๆ ที่มีมาตรฐาน ซึ่งสามารถช่วยลดข้อผิดพลาดและเพิ่มความเร็วในการทำงานอย่างมีประสิทธิภาพ 

การนำ RPA มาใช้ในองค์กร ช่วยให้การดำเนินงานเป็นระบบอัตโนมัติ ลดภาระงานซ้ำซ้อน และเพิ่มขีดความสามารถในการแข่งขัน เทคโนโลยีนี้ช่วยให้ธุรกิจทำงานได้รวดเร็ว แม่นยำ และมีประสิทธิภาพมากขึ้น โดยมีประโยชน์สำคัญต่อไปนี้

เพิ่มประสิทธิภาพ และลดต้นทุนของภาคธุรกิจ 

เพราะระบบ RPA ทำงานตามคำสั่งที่กำหนดไว้ ทำให้กระบวนการการทำงานดำเนินไปอย่างถูกต้องด้วยระยะเวลาที่รวดเร็ว และต่อเนื่องตลอด 24 ชั่วโมงโดยไม่มีข้อผิดพลาดที่เกิดจากมนุษย์ จากกระบวนการทำงานที่ต้องใช้เวลา สามารถดำเนินการให้แล้วเสร็จได้ภายในไม่กี่วินาที เช่น การประมวลผลข้อมูล การตรวจสอบเอกสาร การจัดการระบบหลังบ้าน อีกทั้งยังเป็นการลดภาระแก่พนักงานในส่วนงานที่ต้องทำซ้ำ รวมถึงลดค่าใช้จ่ายด้านแรงงานและการดำเนินงาน 

ปรับปรุงประสบการณ์ลูกค้าและการบริการ  

ธุรกิจที่นำ RPA มาใช้สามารถปรับตัวเข้ากับการเปลี่ยนแปลงของตลาดได้อย่างมีประสิทธิภาพ โดยระบบ RPA สามารถนำมาช่วยในการตอบคำถามอัตโนมัติ ดำเนินการคำสั่งซื้อ หรือลดเวลาการรอคอยของลูกค้าได้ ทำให้การให้บริการมีความรวดเร็วและราบรื่นยิ่งขึ้น สร้างความได้เปรียบในการแข่งขัน และเติบโตอย่างยั่งยืนในยุคดิจิทัล 

RPA ถูกนำไปใช้ในธุรกิจประเภทใดบ้าง

ปัจจุบัน Robotic Process Automation (RPA) ถูกนำมาใช้ในหลากหลายอุตสาหกรรมเพื่อช่วยให้กระบวนการทำงานเป็นอัตโนมัติ ลดข้อผิดพลาด และเพิ่มประสิทธิภาพในการดำเนินงาน ธุรกิจที่มีงานซ้ำซ้อนจำนวนมาก หรือกระบวนการที่ต้องการความแม่นยำสูง สามารถใช้ RPA เพื่อเพิ่มความรวดเร็ว ลดต้นทุน และเสริมสร้างขีดความสามารถในการแข่งขันได้อย่างมีประสิทธิภาพ นิยมนำมาใช้ในธุรกิจดังต่อไปนี้ 

ธุรกิจด้านการเงินและธนาคาร  

เป็นหนึ่งในภาคธุรกิจที่ใช้ RPA อย่างแพร่หลาย เนื่องจากมีกระบวนการที่ต้องการความแม่นยำสูงและเกี่ยวข้องกับข้อมูลจำนวนมาก RPA สามารถช่วยให้การดำเนินงานเป็นไปอย่างราบรื่น ลดระยะเวลาการทำงาน และความผิดพลาดจากการทำงานด้วยมนุษย์ ตัวอย่างการใช้งาน ได้แก่ การจัดการบัญชี การตรวจสอบเอกสาร การประเมินสินเชื่อ และการตรวจจับการฉ้อโกงผ่านการวิเคราะห์ข้อมูลธุรกรรมทางการเงิน 

ธุรกิจสรรหาบุคคล  

องค์กรขนาดใหญ่ที่มีพนักงานจำนวนมาก สามารถใช้ RPA เพื่อช่วยในกระบวนการบริหารทรัพยากรบุคคล ไม่ว่าจะเป็นการคัดกรองใบสมัครงาน การคำนวณเงินเดือน ไปจนถึงขั้นตอนการอัปเดตข้อมูลพนักงานในระบบฐานข้อมูล  

ธุรกิจการแพทย์และสุขภาพ  

ในอุตสาหกรรมการแพทย์ RPA ถูกนำมาใช้เพื่อช่วยลดภาระงานของบุคลากรและเพิ่มความแม่นยำในการจัดการข้อมูลผู้ป่วย เช่น การจัดตารางนัดหมายแพทย์ การประมวลผลใบสั่งยา การออกใบเสร็จค่ารักษาพยาบาล ไปจนขั้นตอนการบริหารเวชภัณฑ์ ที่ RPA จะช่วยลดข้อผิดพลาดจากการคีย์ข้อมูล และเพิ่มประสิทธิภาพในการให้บริการทางการแพทย์ได้ 

อุตสาหกรรมการผลิต  

การผลิตใช้ RPA ในโรงงาน และอุตสาหกรรมเองก็เป็นที่นิยมอย่างมากในปัจจุบัน สำหรับงานบริหารจัดการสินค้าคงคลัง และการวางแผนกระบวนการผลิต นอกจากนี้ RPA ยังสามารถช่วยประสานงานกับซัพพลายเออร์ในการติดตามสถานะวัตถุดิบและการขนส่ง รวมทั้งลดเวลาการทำงาน และต้นทุนในการบริหารจัดการสินค้าคงคลัง   

ธุรกิจค้าปลีกและอีคอมเมิร์ซ (E-Commerce)   

ปัจจุบัน การใช้ RPA ในการช่วยจัดการคำสั่งซื้อ ตรวจสอบสต็อกสินค้า การให้บริการลูกค้าอัตโนมัติ และติดตามสถานะการจัดส่งแบบเรียลไทม์ มีส่วนช่วยอย่างมากในการลดต้นทุน นอกจากนี้ ยังสามารถใช้ RPA ในการบริหารระบบ CRM (Customer Relationship Management) เพื่อตอบคำถามลูกค้าอัตโนมัติ วิเคราะห์พฤติกรรมการซื้อ และสร้างประสบการณลูกค้าที่ดียิ่งขึ้น 

การนำ RPA มาใช้ช่วยเสริมศักยภาพให้ธุรกิจสามารถแข่งขันได้ในยุคดิจิทัล อีกทั้งยังเพิ่มความสามารถในการปรับตัวและพัฒนาองค์กรให้เติบโตอย่างมั่นคงและยั่งยืน 

ขั้นตอนการนำ RPA มาใช้ในองค์กรอย่างมีประสิทธิภาพ

แม้ว่าการนำ Robotic Process Automation (RPA) มาใช้ในองค์กร สามารถใช้เป็นกลยุทธ์สำคัญที่ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน ลดข้อผิดพลาด และปรับปรุงกระบวนการทำงานให้รวดเร็วขึ้นได้ อย่างไรก็ตาม การใช้งาน RPA ให้ได้ผลลัพธ์สูงสุด จำเป็นต้องมีการวางแผนและดำเนินการอย่างเป็นระบบ โดยสามารถทำตามขั้นตอนต่อไปนี้ 

1.วิเคราะห์กระบวนการทำงาน 

ก่อนนำ RPA มาใช้ ภาคธุรกิจต้องทำการวิเคราะห์กระบวนการทำงาน ในการตรวจสอบว่า งานประเภทใดสามารถทำให้เป็นระบบอัตโนมัติได้ โดยควรมุ่งเน้นไปที่งานที่มีขั้นตอนเยอะ ใช้เวลามาก หรือมีแนวโน้มเกิดข้อผิดพลาดสูง เช่น การประมวลผลเอกสาร การป้อนข้อมูล และการตรวจสอบข้อมูลต่าง ๆ 

2.เลือกซอฟต์แวร์ RPA ที่เหมาะสม 

ซอฟต์แวร์ RPA ในตลาดแต่ละระบบ มีคุณสมบัติแตกต่างกันตามการใช้งาน เช่น UiPath, Blue Prism และ Automation Anywhere ภาคธุรกิจจึงควรเลือกเครื่องมือที่เหมาะสมกับงบประมาณ ความสามารถในการรองรับการทำงานร่วมกับระบบที่มี และกระบวนการทำงานในธุรกิจของตน 

3.ออกแบบและพัฒนาให้เหมาะสมกับองค์กร 

การออกแบบและกำหนดขั้นตอนการทำงานของ RPA ให้สอดคล้องกับกระบวนการภายในองค์กรเป็นปัจจัยสำคัญที่ช่วยให้การดำเนินงานเป็นไปอย่างราบรื่น ตั้งแต่การพัฒนา ทดสอบระบบ ไปจนถึงการปรับแต่งเพื่อให้ RPA ทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพสูงสุดก่อนนำไปใช้งานจริง 

4.ติดตั้งและฝึกอบรมพนักงาน 

ความเข้าใจในวิธีการใช้งานระบบ RPA รวมถึงแนวทางการทำงานร่วมกับเทคโนโลยีเดิมที่มีอยู่ จะทำให้พนักงานเข้าใจถึงความสำคัญของระบบ RPA และสามารถใช้ RPA ได้อย่างมีประสิทธิภาพ 

5.ติดตามผลและปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง 

หลังจากเริ่มใช้งานระบบ RPA ควรมีการติดตามผลการทำงานของระบบอย่างสม่ำเสมอ ไม่ว่าจะเป็นการวิเคราะห์จุดที่ต้องพัฒนา ไปจนถึงปรับปรุงให้เหมาะสมกับความต้องการขององค์กร เพื่อให้การใช้งาน RPA มีประสิทธิภาพสูงสุด และสร้างมูลค่าเพิ่มให้กับธุรกิจในระยะยาว 

สรุป

Robotic Process Automation (RPA) เป็นเทคโนโลยีที่สามารถช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน ลดต้นทุน และเพิ่มความเร็วในการดำเนินงานให้กับธุรกิจในหลากหลายอุตสาหกรรม องค์กรที่ต้องการปรับตัวเข้าสู่ยุค Digital Transformation จึงไม่ควรมองข้ามระบบ RPA เพราะเป็นเครื่องมือที่สามารถช่วยเพิ่มความสามารถในการแข่งขัน และปรับตัวให้ทันกับความเปลี่ยนแปลงของตลาดในอนาคตได้อย่างมีประสิทธิภาพ